Nos alejamos de los ritos y creencias populares de inicio de año para darte recomendaciones avalados por expertos en psicología laboral para alcanzar lo que te propongas en este nuevo año… laboralmente hablando.
Dedicamos algunos días a decantar muy bien la información publicada hace poco en el BOE, para poderte darte esta guía completa sobre las ayudas para la digitalización de las empresas en España. Puedes usar esta guía si estás interesado en solicitarlas, o si quieres prestar tus servicios como proveedor de soluciones digitales.
¿Cómo funciona?
Antes de explicarte cómo funcionará el sistema de ayudas, es importante que primero veamos unas palabras clave y su significado. Tranquilo, esto no se trata de un vocabulario académico, sino más bien son tres términos con los que te encontrarás a lo largo de todo el proceso de solicitud de ayudas y que es importante que conozcas.
Kit Digital
Es el nombre que el gobierno de España está usando para este programa dirigido a pymes y autónomos. El programa no comprende solamente las ayudas económicas, también brinda herramientas digitales para un autodiagnóstico del ecosistema digital de cada solicitante, soporte por diferentes canales, y selección de proveedores oficiales.
Bono digital
El bono digital es el valor económico de la ayuda que podrás recibir. El valor de este bono depende de factores como tu condición (autónomo o pyme), sí tienes empleados y también varía según cada solución digital que necesites. Este bono no se entrega en dinero, sino que es un valor que puede ser canjeado por un servicio prestado solamente por un agente digitalizador.
Agente digitalizador
Es una empresa o autónomo que es proveedor oficial de soluciones digitales autorizado por el gobierno. Es con el único con el que se puede hacer uso del bono digital. El beneficiario tendrá un catalogo de agentes digitalizadores para seleccionar de acuerdo con sus necesidades y a la ayuda que solicitó.
Con estos tres términos muy claros, ahora te explicaremos cómo funciona. Para esto, dividiremos este blog post en dos. La primera parte estará dedicada a aquellos autónomos o pymes que quieran solicitar bonos digitales para impulsar la transformación digital en sus empresas.
La segunda servirá de guía para aquellas empresas o autónomos que quieran ser agentes digitalizadores, y así ser los proveedores oficiales de soluciones digitales para las pymes y autónomos buscando transformación digital.
IMPORTANTE: el gobierno central de España ha habilitado canales de atención a los que puedes acudir en caso de que tengas más dudas o necesites de soporte, ya sea como beneficiario del programa Kit Digital, o como agente digitalizador.
Te atienden de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00.
Correo electrónico: info@acelerapyme.gob.es
Teléfono: 900 909 001
¿Cómo solicitar el bono digital?
Las convocatorias para los bonos digitales se publicarán en febrero, pero eso no significa que no tengas tareas por hacer desde ya.
Primero debes hacer una autoevaluación (obligatoria), luego conocer las diferentes ayudas para soluciones digitales que se ofrecen y el valor de cada una, para posteriormente planificar, de acuerdo con tu presupuesto y expectativas, cuáles bonos solicitar.
Es mejor identificar desde ya qué soluciones digitales necesita tu negocio, para posteriormente solicitarlas en febrero, sin desaprovechar ninguna posibilidad.
¿Qué debes hacer ahora?
Sigue los siguientes pasos antes de solicitar tu bono digital. Estos pasos son obligatorios tan solo para dejarte solicitar el bono digital, así que presta atención.
1. Regístrate en Acelera pyme
Para acceder al Kit Digital deberás primero haberte dado de alta para poder acceder al área privada del portal Acelera pyme. Si ya estás registrado, solo deberás iniciar sesión con tus datos, de lo contrario debes registrarte. Te pedirán una información inicial muy básica de contacto, luego datos específicos sobre tu pyme o tu información de autónomo, y al final un resumen de los datos que vas a enviar. Pincha en Finalizar registro para enviar.
2. Completa el test de diagnóstico digital
Para poder acceder a los bonos digitales deberás responder un examen autodiagnóstico que busca conocer el estado actual del todo el ecosistema digital de tu empresa, no solo en términos de actualización, sino también de transformación y ciberseguridad.
Consiste en una herramienta digital que a través de un cuestionario te ayuda a hacer una autoevaluación de:
- Test de diagnóstico digital: te tomará 10 minutos en responder y hacerlo es obligatorio para poder acceder al bono digital. Consiste en 13 preguntas bastante sencillas sobre el conocimiento digital de los empleados, software, presencia digital, dispositivos electrónicos, facturación online, entre otros aspectos de tu empresa. Puedes hacerlo cuantas veces quieras, y te recomendamos que respondas con honestidad ya que el resultado de este cuestionario determinará el valor de la ayuda que solicites.
- Autoevaluación de transformación digital: respondiendo algunas preguntas, en 20 minutos podrás conocer el potencial de transformar tu negocio digitalmente. No es obligatorio para acceder al bono, pero es muy bueno para que comprendas cómo digitalizar mejor tu pyme.
- Autoevaluación de ciberseguridad: tampoco es obligatoria para el bono, pero es altamente recomendada ya que en 10 minutos te puede decir qué tan madura está tu empresa en ciberseguridad. Algo que nunca sobra.
Resolviendo estos tres cuestionarios podrás tener un acercamiento de la realidad de tu empresa, o de la competitividad que tienes como autónomo en un panorama actual de transformación digital. Este autodiagnóstico te podrá dar la información indicada de campos a mejorar, para que puedas pedir el bono digital adecuado.
3. Consulta las soluciones digitales disponibles
Una vez tengas el diagnóstico sobre el estado de tu ecosistema digital como autónomo, o el de tu empresa, es hora de que analices cuáles son los campos en los que podrás hacer uso de las ayudas económicas.
El bono digital tiene topes máximos dependiendo de los siguientes criterios:
| Segmentos de beneficiarios |
Importe máximo del bono digital |
| Segmento I: pequeñas empresas de entre 10 y 50 empleados |
12,000€ |
| Segmento II: pequeñas empresas o microempresas entre 3 y 10 empleados |
6,000€ |
| Segmento III: pequeñas empresas o microempresas de entre 1 menos de 3 empleados y autónomos |
2,000€ |
Para facilitar el uso de los bonos en los campos más necesarios de transformación digital dentro de las pymes, se habilitaron diferentes categorías de soluciones digitales. Cada una tiene su tope de ayuda, pero debes tener en cuenta que el importe máximo de las ayudas de tu bono siempre se hará sobre el segmento al que pertenezcas, independientemente de la categoría que elijas.
- Sitio web y presencia en internet: Es la ideal si no tienes aún una página web. Se da una ayuda para que puedas tener tu propia página web con apoyo y ejecución en todo el proceso, desde el hosting y dominio, hasta el diseño y optimización SEO, entre otras.
Ayuda máxima: 2,000€
- Comercio electrónico: Usa tu bono digital en esta categoría si quieres lanzar tu propia tienda online o e-commerce autogestionable.
Ayuda máxima: 2,000€
- Gestión de redes sociales: Si lo que necesitas es más presencia en redes sociales pero no cuentas con el tiempo, recursos o los conocimientos, esta es la categoría para ti.
Ayuda máxima: 2,500€
- Gestión de clientes: Mejora tus relaciones comerciales con tus clientes recibiendo toda la asesoría y soporte en adquisición de leads, gestión de oportunidades y planificación, entre otras estrategias clave para la espina dorsal de todo negocio.
Ayuda máxima: 4,000€
- Business Intelligence y Analítica: Saca el máximo provecho a los datos de tu empresa para garantizar el crecimiento de tu negocio y mejorar el proceso de toma de decisiones.
Ayuda máxima: 4,000€
- Servicios y herramientas de oficina virtual: Aumentar la colaboración eficiente de los empleados es quizá una necesidad general en muchas pymes. Esta categoría pretende ayudar implementando soluciones para la gestión de proyectos, almacenamiento de archivos, compatibilidad entre plataformas, calendario y agendas.
Ayuda máxima: 250€ por usuario
- Gestión de procesos: Puedes garantizar la productividad en tu empresa mejorando los procesos que las diferentes áreas tienen entre ellas. En el mercado hay muchas soluciones digitales que pueden ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero.
Ayuda máxima: 6,000€
- Factura electrónica: La emisión de facturas físicas es cosa del siglo pasado. Usando el bono en esta categoría puedes mantenerte competitivo ante todos tus clientes digitalizando todo el proceso de facturación.
Ayuda máxima: 1,000€
- Comunicaciones seguras: La configuración de las comunicaciones dentro de tu pequeña empresa o tu negocio son vitales para garantizar un trabajo seguro y de calidad. Usar el bono en esta categoría te permite recibir asesoría y configuración de tus tecnologías de comunicación e información.
Ayuda máxima: 6,000€
- Ciberseguridad: Esta categoría debería interesaros a todos. La protección de tu red, de tu trabajo, de las comunicaciones con tus clientes y mantener en reserva tus secretos como negocio nunca vienen nada mal. Esta categoría ofrece la implementación de diferentes soluciones de ciberseguridad.
Ayuda máxima: 6,000€
4. Planifica tus solicitudes
Con un autodiagnóstico realizado, conocidas las categorías de soluciones digitales y los topes de ayudas definidos de acuerdo con el segmento al que pertenezcas, ya puedes empezar a planificar cuáles serán los bonos que solicitarás. Así es, puedes solicitar más de uno. Todos los que necesites como a autónomo o pequeña empresa para digitalizar tu trabajo.
Comienza a sacar presupuestos sobre lo que puedes recibir y prepárate para hacer todo el trámite el próximo febrero. A lo largo del próximo mes se espera que inicien las convocatorias para el Kit Digital, y ante la posible alta demanda, lo mejor que puedes hacer prepararte desde ahora.
Te estaremos informando sobre las convocatorias de ayudas tan pronto se publique más información oficial.
¿Qué hacer desde febrero?
Aplica a todas las convocatorias que necesites o te interesen en febrero, y espera a que te confirmen como beneficiario. Los tiempos de este proceso te serán informados junto con la convocatoria. Cuando te confirmen que eres beneficiario te darán el bono digital que te han autorizado para que lo uses con un catálogo de agentes digitalizadores disponibles.
Como paso final deberás contactar con el agente digitalizador que mejor creas que pueda ayudarte en la transformación digital de tu pyme. Luego suscribes un acuerdo para acceder a la solución, y así se cumple el ciclo que finalizará hasta que los 3,067 millones de euros se entreguen a todos los pymes y autónomos interesados.
El próximo mes se espera más información sobre el catálogo de agentes digitalizadores y el proceso para suscribir acuerdos.
¿Cómo puedo registrarme como agente digitalizador?
Por otra parte, también hay oportunidades para aquellas empresas y autónomos que se dedican a dar servicios de soluciones digitales. Desde ahora pueden registrarse como agentes digitalizadores y así ser los proveedores oficiales con los que las pymes y autónomos beneficiarios del programa Kit Digital podrán hacer uso de su bono digital.
A continuación te contamos los requisitos y el paso a paso que debes cumplir para poder ser un agente digitalizador.
1. Confirma tu campo de actividad
Para ser agente digitalizador, debes trabajar y tener experiencia en algunos de las siguientes categorías de soluciones digitales:
- Sitio web y presencia en internet
- Comercio electrónico
- Gestión de redes sociales
- Gestión de clientes y/o proveedores
- Inteligencia empresarial y analítica
- Servicios y herramientas de oficinas virtuales
- Gestión de procesos
- Factura electrónica
- Comunicaciones seguras
- Ciberseguridad online
2. Revisa los requisitos
Debes cumplir los siguientes requisitos para poder registrarte como agente digitalizador:
- Debes haber facturado al menos 100,000€ en los dos años anteriores al momento de presentar tu solicitud como agente digitalizador.
- En caso de que no alcances la facturación anterior, también puedes aplicar si facturaste 50,000€ en el año anterior en proyectos similares a los que se ofrecen como soluciones digitales (ver punto 1).
- Sí eres autónomo sin trabajadores a tu cargo, tu facturación deberá ser de mínimo 70,000€ el año anterior a la solicitud, o 35,000€ el año anterior en proyectos similares a los que se ofrecen como soluciones digitales.
- La facturación debe ser en el mercado español.
- El domicilio fiscal y donde se realicen las actividades para las que se darán bono digital, deberán estar dentro de la Unión Europea.
- Estar al corriente con obligaciones tributarias y de la Seguridad Social.
- No estar considerado como empresa en crisis.
- Tener la condición de empresa.
3. Rellena el formulario
Entra a la página del anuncio de adhesión de agentes digitalizadores, donde encontrarás las bases reguladoras y más información importante con detalles que te serán muy útiles. Desde allí también encontrarás la opción de acceder al trámite, que es el formulario de registro de agentes digitalizadores.
El formulario de registro solo puede ser rellenado y enviado por un representante legal de la empresa con certificado digital. Todo el proceso es telemático, así que el certificado digital es absolutamente indispensable para hacerlo.
El formulario hará unas preguntas iniciales básicas, como nombre de la empresa, dirección postal, número identificativo, etc. Posteriormente te pedirán autorización para hacer consultas de oficio con otras administraciones y organismos públicos, datos económicos de la empresa, y certificaciones de experiencia (la facturación mínima anual).
Para la certificación de tu experiencia deberás rellenar una tabla en donde te piden detalles sobre los proyectos del año anterior en los que tengas experiencia y que estén relacionados con la categoría en la que solicitas ser agente digitalizador.
Finalmente, se te pedirán documentos que avalen tu condición de representante legal de una empresa legalmente establecida, como escritura pública de apoderamiento, escritura de constitución, estatutos, acta fundacional o certificados en vigor del acta de nombramiento. Para el caso de los autónomos, bastará con que adiciones copia de tu DNI o NIE.
Existen otras acreditaciones de las que se harán consultas de oficio para verificar datos, y otras en las que te pedirán que adiciones documentación adicional.
Puedes ir a la Guía de presentación de solicitudes para ser agente digitalizador que el gobierno central ha publicado, y donde podrás encontrar detalles sobre todo el proceso de solicitud.