Hay beneficios y desventajas de tener una Intranet en tu empresa.
¿Tu empresa tiene una intranet? Si no es así, deberías considerar tener una. Una intranet es una red virtual que ayuda a los empleados a conectarse entre sí y con la información de la empresa.
Puede utilizarse para todo tipo de cosas, desde noticias de la empresa hasta formación de los empleados o archivos. Una intranet virtual facilita el trabajo de los empleados al proporcionar una ubicación central para todo lo relacionado con su trabajo.
También facilita que los clientes y proveedores encuentren información sobre tu empresa sin tener que buscar en numerosos sitios web u hojas de cálculo. Sin embargo, tener una intranet tiene algunos inconvenientes importantes.
Si no sabes qué tipo de riesgos estás dispuesto a aceptar, te presentamos una lista de Pros (o ventajas) y Contras (desventajas) cuando de Intranet corporativas se trata. La idea es que tomes una decisión no motivada por una tendencia, sino por la real necesidad, ventajas y riesgos que incluye tener esta solución digital corporativa.
¿Qué es realmente una Intranet?
Una intranet es una red informática privada que utiliza una organización. Suele utilizar las mismas tecnologías que la Internet pública, pero sólo es accesible para los miembros de la organización. Las intranets permiten compartir información, colaborar en proyectos y comunicarse con los empleados.
Muchas organizaciones recurren a proveedores de servicios de intranet para configurar y gestionar sus intranets. Estos proveedores ofrecen una serie de características, como seguridad, almacenamiento y herramientas de gestión de usuarios. Las intranets pueden ser un activo valioso para las organizaciones, pero deben gestionarse cuidadosamente para garantizar su seguridad y eficacia.
Los pros y los contras de tener una intranet pueden tener o no sentido para tu empresa. La decisión es sencilla: puedes optar por los pros o los contras y elegir no implantar una intranet o implantarla con algún riesgo importante.
PROS
Conectar con la fuerza de trabajo remota
Los trabajadores remotos tienen varias ventajas cuando utilizan una red que está centrada en Internet, como una intranet. No tienen que dedicar tiempo de movilizarse a la oficina para reunirse con sus compañeros de trabajo. También pueden trabajar desde casa, lo que es significativamente una enorme ventaja frente a los que deben cumplir un horario presencial en el trabajo.
Para ellos, puedes crear una red privada virtual (VPN) o un puente entre sus ordenadores e Internet. Esto puede ayudar a proteger a tus empleados de los hackers maliciosos y otras amenazas de Internet.
Compromiso de los empleados
Al mantener toda la información de contacto, datos de pago y otra información importante de la empresa en un solo lugar, tus empleados pueden acceder fácilmente a esta información cuando la necesiten.
También pueden comunicarse de forma sencilla sin tener que pedir cada tanto un archivo o enviar una solicitud mediante un correo electrónico. De esta forma, tus empleados estarán más dispuestos a colaborar cuando sea necesario, y tú podrás saber quién está haciendo qué sin tener que ir de un departamento a otro.
Gestión centralizada de documentos
Puedes crear un único documento digital que incluya la política de la empresa, las políticas de los empleados y los procedimientos específicos para toda la compañía. Esto facilitará mucho las cosas a tu equipo cuando llegue el momento de actualizar estos documentos.
Después de que la directiva de tu empresa publique nuevos reglamentos o estatutos, puedes simplemente llevarlos al documento digital y actualizarlos allí. Esto hará que sea mucho más fácil para cualquier empleado en la empresa seguir estas nuevas normas.
También puedes almacenar en la nube documentos antiguos, como manuales o políticas de los empleados, y acceder a ellos cuando los necesites.
Mejora de la comunicación
Con una intranet, las empresas tienen un lugar central para comunicarse con todos los empleados. Esto puede ser significativamente útil si una empresa tiene empleados en diferentes lugares.
Además, una intranet puede ayudar a agilizar la comunicación proporcionando un lugar para que los empleados compartan documentos e información. Tener una intranet también puede ayudar a crear un sentido de comunidad dentro de una pequeña empresa. Si se maneja bien y se construye una estrategia de comunicación detrás, una intranet puede ayudar a fomentar un fuerte espíritu de equipo.
Aumento de la productividad
Cualquier intranet ofrece a los empleados un lugar central para acceder a la información y los recursos de la empresa disponibles. Esto puede ahorrar a todos el tiempo que de otro modo se perdería buscando archivos o buscando respuestas a preguntas. También facilita la colaboración de los empleados en los proyectos, ya que pueden compartir documentos e ideas de forma rápida y sencilla.
CONTRAS
Falta de control
Cada departamento se conectará a otro a través de una VPN interdepartamental. Esto significa que, si un departamento se cae, los otros le seguirán como fichas de dominó. Es algo para pensar si tu negocio demanda un ritmo muy rápido de respuesta.
Falta de conocimiento
Otro riesgo importante asociado a una intranet es que ningún miembro de tu equipo sabe lo que ocurre en otros departamentos. En una intranet no hay una verdadera comunicación interdepartamental. Esto puede ser difícil para empleados nuevos. Puede que no entiendan del todo las ventajas de poder conectarse con otras áreas a través de una VPN interdepartamental.
Falta de diversidad de información
Si tienes una intranet y todos los departamentos operan desde la misma red virtual, esencialmente te hace falta diversidad de información. No tendrás acceso inmediato a varios documentos o información de otros departamentos, ya que tendrás que navegar por la infinidad de carpetas y secciones. Esto puede dificultar las cosas a los directivos que quieren estar al día de lo que ocurre en sus departamentos y mantener a los miembros de su equipo razonablemente alineados y coordinados.
Falta de transparencia
Si se produce una disputa entre departamentos, no podrás resolverla de manera informal. Tendrás que llevarlo a una reunión interdepartamental y esperar que todos se sientan lo suficientemente generosos como para atender primero las necesidades de los demás.
Escrito por: BBB
Nada fuera de lo anormal, como tú, vamos. ;)
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